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AI 如何革新專案管理 How AI is Revolutionizing Project Management


根據 Gartner 的預測,到 2030 年,80% 的專案管理工作將會由人工智慧完成。


專案經理看到這樣的數據可能會感到憂心。但換個思維與態度,這個趨勢應該被視為一個機會,你會發現 AI 無法完全取代你的工作。它反而會讓你的專案管理工作變得更有效率、更具成效,同時還能提供更深入與前瞻性的見解,協助你做出更明智的決策。特別是在面對大型、複雜且情況多變的專案時,能幫助你提高專案達標的成功率。


另一個數據 (美國) 顯示,企業每年在專案上的投資高達 48 兆美元,但只有約三分之一的專案被視為成功完成。換句話說,企業每年投資龐大金額在專案上,但成功率卻相對較低。


這可能是因為許多專案經理仍在使用傳統的工具,例如簡報檔、試算表與手動記錄。或許可適用於小型專案,但在處理大型專案時,就顯得落後與無效率。AI 的導入將成為專案管理更強大的工具,進而提高整個專案時程的執行效能。


AI 可讓專案經理從事高價值的工作


不少人對於將人工智慧運用於專案管理方面有許多焦慮與誤解。


大家普遍認為能夠召開會議,建立任務清單,就算是專案管理。其實這是對專案管理淺度與簡化的看法。除了基本監督進度的職責外,專案經理還必須能夠對外部團隊、專案、截止日期與預算加以管控。


因此專案經理需要可靠的數據與預見可能情況,來進行處理與掌握。運用人工智慧,能夠提供他們需要的數據的工具,以便及早預測問題、設定適當的預算,並準確設定截止日期與時間表。


例如,專案經理經常發出會議議程,列出與會者,然後整理會議記錄。人工智慧工具 Microsoft Copilot 就可作為專案管理自動化的利器。Copilot 可以追蹤會議出席者與被邀請者比較,如果關鍵利益相關者未能回覆出席,可以提前發出驚示訊息,如此有助於專案經理提前因應情況。Copilot 還可以追蹤團隊何時做出重要決策,幫助專案經理了解會議成本與產出價值的比例。


人工智慧還將減輕專案管理繁重的行政工作,讓專案經理有更多時間執行更有價值的任務。像 Copilot 可以整理會議記錄並做總結,這就可以幫專案經理省下不少的文書工作。


Ceridian 全球專案管理副總裁,《人工智慧和專案經理:人工智慧的崛起將如何改變你的工作》一書的作者 Peter Taylor 說,「人工智慧提供了一個機會,可以釋放專案經理的時間,讓他們能夠做自己最擅長的事情,例如領導團隊,並充分發揮隊員的潛力。這將帶來更好的結果、更少的錯誤、更多的動力與更大的成功。」


重點就是當 AI 成為專案管理的強大工具,就能夠讓專案經理更好預測、規劃與執行專案,並且專注在核心事務的發展。


專案經理如何有效發揮 AI 的價值


如果專案經理考慮使用人工智慧,可以先從文件與報告著手。這些是專案經理需要花費大量時間,卻是低價值的工作。


市場上的一些人工智慧工具,例如 Microsoft Copilot 可以彙整會議記錄,整理報告,產生提案與簡報檔,也能分析報告中的數據,無需重新輸入,省下許多時間。


像 ChatGPT 等 GenAI 工具,可以用於撰寫文案與驗收標準。有些專案經理將 ChatGPT 提示整合到 Excel 表格中,用於擷取內容作為驗收標準,然後將其導入敏捷專案管理平台 (例如 JIRA)。ChatGPT 還可以幫助擷取產業標準、法規文件、教育訓練與規章手冊等資訊。這些能夠成為初始文件,並加以修改調整內容,無需從頭開始擬稿撰寫。


專案經理仍然需要調整修訂人工智慧工具產出的內容,但從一個初始版本來修訂,可以節省大量時間。Taylor 建議,專案經理要儘早開始使用人工智慧工具,了解它能帶來的助益與潛在功能,並進行自我教育。 「學習、閱讀、探索、參與討論,盡可能去發現人工智慧在你的專案管理及其他領域可達成的成效與潛力。」他還指出 「要以開放的心態,並積極主動地考慮運用人工智慧來提升專案管理效益。如果企業組織尚未考慮引進人工智慧,請採取積極的態度向公司提案。」



每當新技術出現時,人們普遍都會擔心是否會影響自己的工作狀態。例如當敏捷管理 (Agile Management) 出現時,有些人擔心不再需要專案管理。但實際卻是當敏捷方式蓬勃發展時,專案管理也變得更加靈活。


當 AI 運用於專案管理時,重點不在工具本身,而是在流程管控。AI 工具能夠加速原本作業流程緩慢點。專案經理要思考有哪些作業瓶頸,花費大量時間產出低價值工作。如何運用 AI 工具來改進流程,引導專案朝向成功目標。


即使 AI 提供各種分析洞察數據,專案經理仍需消化資訊內容,並做出正確合理的判斷來執行。善用人工智慧,它將能成為專案管理成功與不可或缺的重要工具。



(資料來源: Centric Consulting)

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