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以人為本,打造高效工作環境 Designing Human-Centered Workspaces


什麼是高效率的工作環境?60% 的管理者認為在辦公室工作的效率較高。62% 的員工則覺得在家工作效率更高。


但事實是沒有一種工作環境適合所有人。即使對同一個人來說,某天執行某項任務的完美環境,可能並不適合隔天執行另一項任務的環境。


員工對於不同類型的工作喜歡不同的環境。例如,需要深度專注的工作或私人會議,需要安靜的空間;需要創意規劃集思廣益的討論,則需要開放的空間。


結論是當員工能夠選擇最適合自己的工作環境時,他們的工作效率最高。


這對管理者有何意義?你要如何為你的團隊創造高效率的工作環境?


 

關於高效工作環境的關鍵要點


首先,身為管理者的你,幾項數據要先知道。

  • 員工認為辦公室最適合認識新朋友 (59%),管理他人 (51%) 與團隊開會 (51%)。

  • 39% 的員工更喜歡在辦公室進行創新和集思廣益的討論,37% 的員工則喜歡在家中進行討論。

  • 51% 的員工認為在家工作最有助於創造性思考,但只有 30% 的員工表示在辦公室有效。

  • 千禧世代 (1980-1994) 和 Z 世代 (1995-2012) 認為在家工作更有效率,但嬰兒潮世代 (1946-1964) 和 X 世代 (1965-1979) 則認為在辦公室工作更有效率。

  • 77% 認為在家工作效率低的人,認定肇因是在家干擾較多。


根據上列的數據顯示,企業若能發展支持不同工作風格和工作場所偏好的公司文化,包括靈活的工作政策、技術、溝通與員工福利,將有助於提高員工工作生產力與效率。


作為管理者,你可以給予團隊用最適合他們的方式完成任務,進而改善工作環境和員工的體驗。當每個人都能尊重不同的工作風格,並且找到時間跟團隊一起合作時,整個組織將可蓬勃發展。


 

如何為團隊打造出高效的工作環境


1. 你對遠距工作方式的態度


首先捫心自問,你相信遠距工作會更有生產力嗎?60% 的管理者認為員工需要在辦公室工作才能提高工作效率,你是其中之一嗎?


為了不讓偏見影響決策,建議與人力資源團隊合作,了解自己可能存在的偏見。企業經由制定出更公平、客觀的評估標準,並且提供管理者對於混合型與遠端管理的培訓,幫助他們能更有效地管理遠端團隊,來促進打造出更具彈性和多樣化的工作環境。


2. 創造自主文化


當員工覺得他們能夠選擇自己想要的方式工作時,他們會做得更好。


以一個市場團隊成員為例,通常一週會有幾天來辦公室工作,但在年底報告時,可能需要集中精力,在家工作一兩個星期。當公司能夠提供這類彈性,讓員工依實際需要來調整工作安排,就能提高工作效率和滿意度。


3. 所有員工都可選擇所需工作環境


工作環境應包括:

  • 共享辦公室/空間

  • 安靜區

  • 用於錄音、視訊、私人通話或嚴肅談話的私密空間

  • 小型會議室

  • 社交空間或活動區域

  • 訓練教室

  • 個人工作區


不是所有辦公地點都需設置這些設備或工作環境。許多公司選擇根據需要在不同的地區租用共同工作空間、活動空間、個人辦公桌等,讓員工能公平選擇所需要的工作環境。


(資訊來源: Owl Labs 2022 遠距工作生產力調查數據)


4. 維持開放溝通


在遠端與混合的工作模式下,利用通訊軟體來維持溝通模式的順暢。


例如:使用共用行事曆、線上通訊與即時狀態 (在線或離開等) 等工具,讓其他團隊成員知道你何時有空。如此有助於讓員工感到更獨立與彈性。為了能有效管理,可以設定必要的工作時段 (大家同時在線上),或每週特定時間進行會議。


保持開放的溝通方式,讓員工可以在更好的工作與生活平衡中減少壓力,同時提高生產力,來達成獨立與高效的工作文化。


5. 建立混合式工作環境的系統架構


當公司建置符合混合式工作模式的資統架構、設備與網路環境,能讓工作進行更順暢。


例如當員工越容易使用視訊會議和即時通訊應用程式等技術進行會議,他們就越能團隊溝通與合作。考慮如何幫助員工建置他們的家庭辦公室,或考慮提供相關的工作津貼,以確保選擇遠端工作者能夠順利地進行工作。


 

總之,沒有一種完美全能的工作環境適合所有人。它會隨著狀態而改變。


對大多數的人來說,實體辦公室代表目標與生產力的工作空間,也適合社交與合作任務。但對某些人來說,辦公室空間可能會讓他感到拘束,而無法有效發揮才能。


因此,當員工可以選擇工作地點、時間和方式時,他們會做得更好。靈活性將有助於提高員工的工作效率和滿意度。或許你可考慮試著調整你的工作環境,讓其更具彈性,再來觀察成果。




(資料來源: Owl Labs)

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