top of page

節省時間的生產力技能 Time-Saving Productivity Skills


我們花錢時都非常謹慎,但我們卻時常在浪費時間。明明生活中有很多事要忙,我們有帳單要付,家裡要整理,孩子要照顧,當然還有工作要在期限內完成。太多事情想要面面俱到,反而讓我們沒有把有意義的時間留給自己,也沒有多少時間來培養與他人的有意義的關係。


事實上,當我們說我們 “時間不夠” 時,我們真正的意思是「我們缺乏決策的能力。」這是我們可以改變的。


捫心自問:我們是否對許多無意義的要求,不好意思說「不」?是否所有事都當成 “急事” 在處理?參加一堆浪費時間、無意義的會議?工作無法分派出去,因為擔心別人做的品質不夠好?花了許多時間在回 Email 與滑手機?明明可以自動化的事情,卻堅持一定要自己來完成?


時間與金錢的不同處是:時間是無法賺回來的。


從忙碌中獲得認同感或地位感很容易,但最終的目的是什麼?澳大利亞作家、詞曲創作者兼歌手 Bronnie Ware 在她的著作《臨終者最後悔的五件事 (The Top Five Regrets of the Dying)》中提到,人們臨終前最大的遺憾之一,就是他們工作得太辛苦了。


我們應該認真思考:要如何更聰明地利用自己的時間?重點是如何在更短的時間內,完成更多的事情。正如你可以每天花 11 個小時盯著電腦螢幕,還是找方法在 6 個小時完成每天的工作。這就是你的選擇了。


如果你也希望能更有效率完成工作,我們提供一些方法給你。


1. 自動化


現今,許多任務都可以利用自動化工具來協助。市面上有許多免費或負擔得起的簡單但有效的工具或軟體可供使用。隨著人工智慧技術的快速發展,許多工作可以交由 AI 工具處理,我們只需檢查結果,能夠快速且有效率地完成工作。


除非工作項目必須手作或人工,否則把能夠自動化的工作,交由工具或軟體處理。把時間省下來,投資在自己身上。


2. 委外


無法自動化的流程導向工作任務,應考慮交由委外或外包服務。如果是一個低風險、可重複、非複雜性的任務,如果可以交由比你時薪更低的人來完成,不是更划算嗎?


AngelList 創辦人 Naval Ravikant 建議為自己設定一個理想的時薪,做為評估成本的標準。如果這項工作的回收報酬效益低於這個數字,把它交由其他人處理,讓自己專注於更具戰略意義和高報酬的工作,而非被日常瑣事所困擾。


這樣可以更有效地利用自己的時間,提升生產力與效益。


3. 使用非同步的通訊方式


你是否想過:為什麼 12 個人要參加定期的三小時會議,而其中 10 個人講話時間不超過五分鐘?


傳統的長時間、多人的會議通常是不必要的,常會造成生產力不高,且員工士氣低落。


大多數的事情並不需要立即回應,而且現在有許多即時訊息工具,允許員工在方便的時間處理問題,不僅提高了工作效率,還能減少不必要的壓力。


使用即時訊息和專案管理工具,能夠更靈活地分配時間與完成任務,進而提高整體生產力。


這樣的工作方式更符合現代企業的需求,讓員工在更少的干擾下,專注於更有價值的工作。


4. 停止將所有決策視為重大決策


Amazon 創辦人 Jeff Bezos 曾提過兩類決策方式。第一類決策 (重大決策) 是重大、複雜、不可逆轉且為高風險的決策。第二類決策 (日常決策) 則是可逆轉的決策,意思是你若出錯時,還有機會補救,而且不會造成太大的傷害。


結果你會發現,我們大多數的決策都屬於第二類決策,應該迅速果斷地做出決定。當第一類決策愈少時,就會減少會議和溝通所耗費的時間。


許多人常把所有決策都視為第一類的重大決策,導致過多的討論和延誤,浪費時間和資源。


經由這樣的區分,企業和個人可以節省大量時間和精力,將更多的資源投入到真正需要深思熟慮的重要決策上,來提高整體效率和生產力。


5. 嘗試將任務打包


「多工處理」在任務切換時,可能會讓我們變得無效率且筋疲力盡。但這並不表示我們不能將任務打包。


所謂「任務打包」,是指將你想做的事情與你需要做的事情打包在一起,幫助你養成積極的習慣。


舉例來說,你每週三次 30 分鐘的物理治療訓練時間。你可以單獨進行這項訓練,或者將其他想做的事情 (在 YouTube 觀看學習影片,或者接聽電話等) 結合起來。


如此可幫助人們更輕鬆地完成必需的任務,還能將積極的行為融入日常生活中,逐步建立起有益的習慣,讓原本無聊或困難的任務,變得更具吸引力與可執行性,也更容易堅持下去。



 

停止尋找各種藉口拖延或逃避責任,投入時間來設計我們的工作和個人生活,更積極地面對和解決問題,讓生活更充實。


正如羅馬哲學家 Seneca 所說「如果你知道如何使用,生命是長的。」


生命的長度並不僅取決於時間的多少,而且在於我們如何利用這些時間。當我們懂得有效地利用時間,並專注於真正重要的事務,我們就能夠延長生命的「質」,而不是僅僅延長它的「量」。


這種生活方式能幫助我們避免不必要的遺憾,並實現更加豐富與有意義的人生。

Comments

Rated 0 out of 5 stars.
No ratings yet

Add a rating
bottom of page