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何謂業務流程自動化?What is Business Process Automation?


#業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是一種利用技術工具和系統,來自動執行、監控和管理企業流程的方法。企業需要以更少的資源做更多的事,來確保流程達到高效率的目的。許多企業開始建置業務流程自動化作業,解決工作流程中的獨特問題,將生產力最大化。


何謂業務流程?


#業務流程 (Business Process) 是指企業或組織內部完成特定業務目標,所需的一系列相互關聯的活動和任務。可以含括各種不同的活動,包括資料輸入、處理文件、協調各個部門之間的工作流程、決策制定、客戶服務等。它可以是一個單獨的任務,也可以整體業務運營中的子流程。


業務流程通常包含任務與步驟,並依照特定的順序和規則來執行。每個步驟都可能包含不同的角色、資源、系統和工具,同時通常也需要定義業務規則、指標和監控績效等方面。


何謂業務流程自動化?


#業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是利用技術和軟體工具來自動執行、監控和管理企業內部業務流程的過程。通過BPA,可以將手動的、重複性的工作轉換為自動化的流程,進而提高效率、節省時間和資源,並降低人為錯誤的風險。根據一項研究,超過一半的美國工人可以將 30% 的工作自動化。


業務流程自動化的類型


業務流程自動化可以根據自動化的程度和應用範圍分為不同的類型。


  • 任務自動化 (Task Automation)

將單一任務自動化。例如:自動化數據輸入、文件產生、發送電子郵件或通知等。這種自動化通常針對單一流程的特定步驟,不涉及整個業務流程。

  • 工作流程自動化 (Workflow Automation)

將自動化應用於定義的一系列任務。在工作流程中,可能部份任務可以自動完成,部份需要決策思考的任務,則由員工來處理。

  • 流程自動化 (Process Automation)

利用技術和工具,將任務自動化與工作流程自動化串連起來,制定出端到端 (End-to-End) 的整體流程,自動執行、監控和管理企業內部業務流程的方法。目的在於減少人工介入、提高效率、降低成本,並增加準確性。

  • 機器人流程自動化 (Robotic Process Automation)

#機器人流程自動化 (RPA) 是一種利用軟體或機器人,來自動執行重複性、規則性的業務流程和任務。應用包括數據輸入、文件處理、資料整合、報告產生、電子郵件自動回覆等。


機器人流程自動化並不涉及人工智能或機器學習。它僅限於根據預定的規則和指令來執行任務,而不是通過學習和自我進化,來適應新的情況和任務。


  • 智能自動化 (Intelligent Automation)

#智能自動化 是一個更複雜的解決方案。它結合了上列的四種自動化,並與人工智慧 (AI, Artificial Intelligence) 技術結合,運用人工智慧的智能決策和認知能力,例如機器學習、自然語言處理、計算機視覺等,使機器能夠理解、分析和處理非結構化數據、文字、圖像和語音,來執行更複雜、多變、決策判斷等更高層次任務的自動化流程。


自動化業務流程的好處


  1. 提高效率、準確性與生產力

  2. 降低錯誤與延遲風險

  3. 減少人力與資源的需求,降低運營成本

  4. 簡化流程並監控績效

  5. 更容易執行安全與和合規要求

  6. 整合跨部門或團隊的作業流程


更重要的是,標準化流程更容易擴展、更容易複製,並提高產量與效能。


哪些業務流程可以自動化?


任何業務流程都可以自動化,重點在於自動化的程度與所使用的工具與方法。我們來針對不同類型舉例。


  • 核心流程 (Core Process)

核心業務流程是為企業創造收入的主要業務活動相關的流程。

  1. 銷售流程

  2. 行銷流程

  3. 客戶服務流程

  4. 生產流程

  5. 配送流程


  • 支援流程 (Support Process)

不直接產生收入,但支援流程可確保企業運作所需的資源。

  1. 人力資源流程

  2. 財務流程

  3. 技術流程


  • 長尾流程 (Long-Tail Process)

通常是特定需求下,具有較高的複雜性,不易標準化的業務流程。例如退貨流程、客訴解決、客戶特殊要求處理、產品開發流程等。



總括來說,業務流程自動化是企業實現效率、效能和競爭力的關鍵工具。隨著技術的不斷發展,市場上有許多成熟的 BPA 工具軟體與系統,都能協助企業在競爭激烈的商業環境中獲得成功。



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(資料來源: Pipefy)

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